Un manuel d'entreprise sert plusieurs objectifs. Lorsque vous le créez, vous traitez vos objectifs et vos problèmes. En même temps, vous enregistrez vos processus et la connaissance implicite de la culture d'entreprise. L'avantage de la version écrite ? Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les nouveaux employés apprennent beaucoup plus vite tout ce qui est important !
Qu'est-ce qu'un manuel d'entreprise ?
Un manuel est l'ouvrage de référence pour le sujet traité : qu'il s'agisse d'une période historique, d'un ordinateur ou de la machine à café entièrement automatique. Une entreprise est une structure complexe qui fonctionne à plusieurs niveaux : travailler ensemble en équipe, travailler avec la plus grande efficacité et efficience, planifier l'avenir et tout cela avec beaucoup d'informations. C'est précisément dans ce domaine que de nombreux propriétaires renoncent au manuel de l'entreprise, retardant ainsi les phases de familiarisation des employés et les différents processus de l'entreprise.
Que doit contenir un manuel d'entreprise ?
Le manuel est l'ouvrage de référence pour votre entreprise : par conséquent, toutes les informations sur les différents domaines sont importantes.
Un jeu d'esprit
Vous êtes indépendant sans autres salariés et vous n'avez pas besoin d'un manuel d'entreprise en tant que fondateur et unique employé ? Un manuel couvre les domaines de la vision, de la mission, de la déclaration de mission et de la stratégie. En l'écrivant, vous vous occupez intensivement de votre indépendance et vous regardez vers l'avenir. Vous dirigez une start-up et vendez un produit de niche ? Sur Instagram, votre produit fait l'objet d'une campagne de publicité et les masses vous envahissent !
Vous avez besoin d'une force de vente et vous partagez votre temps entre la course à la survie et la formation des employés. Vous expliquez chaque détail et chaque mouvement, vous démontrez et répétez. La connaissance implicite est ajoutée : quelles sont les lignes directrices de votre entreprise ? Quel type de contact avec les clients doit-on cultiver dans l'entreprise ? Acceptez-vous les demandes de renseignements par courrier électronique, téléphone, fax ou messager ?
Lorsqu'une mission tourne mal, la question qui se pose est de savoir à qui la faute. Un manuel est un ouvrage de référence accessible à tout moment. En tant que patron, vous êtes la personne de contact, mais le transfert de connaissances peut rapidement mal se dérouler entre les deux. Un manuel protège toutes les personnes concernées contre les erreurs causées par des informations mal comprises.
Lignes directrices
Si vous mettez ces réflexions par écrit, chaque employé peut vérifier les questions de manière indépendante.
Gérer et normaliser les processus
Quels sont les processus typiques dans votre entreprise ? Le contact avec le client ou la production de vos produits sont-ils comparables ? Dès qu'un domaine de travail suit des schémas similaires, on parle de processus qui peuvent être normalisés. Vous pensez moins, mais vous travaillez sur le pilote automatique. Notez ces instructions afin que tous les employés travaillent selon vos spécifications. Pas à pas, dans le bon ordre. Un remplacement en cas de maladie ou de vacances est plus facile si les informations sont collectées
Imaginez que votre logiciel industriel affiche incorrectement la réception des marchandises si vous cliquez sur l'icône en haut au lieu de celle en bas. Pas dramatique, vous vous souvenez de gérer le réassortiment manuellement et tout se passe bien. Soit vous changez le logiciel à l'avenir, soit vous formez vos employés pour qu'ils aient moins de travail à faire.
Quel formulaire pour le manuel de l'entreprise ?
La question de la forme dépend de l'entreprise et de sa taille. Y a-t-il un seul lieu ou plusieurs succursales ? Y a-t-il des différences d'infrastructure entre les départements ou les lieux ?
Document, PDF et impression
La première étape peut être un document facile à trouver ou à imprimer. Il est important qu'il s'adapte à la ferme. Si vous avez plusieurs emplacements, il est préférable d'éviter les suppressions et les ajouts manuscrits, mais d'écrire une nouvelle version adaptée.
Veillez à protéger les directives de l'entreprise, par exemple sous forme de PDF pour éviter les modifications accidentelles. N'oubliez pas de protéger la confidentialité de vos données sensibles !
Pour la création, vous avez besoin d'un cadre qui dépend du personnel, de vos clients et de la gestion de la qualité existante. En tant qu'entrepreneur, vous savez comment vous y prendre - assurez-vous que le contenu est généralement compréhensible.
Intranet : une contribution à la culture d'entreprise
Dans notre cabinet de conseil en gestion, nous travaillons avec un intranet dans lequel nous enregistrons nos objectifs et nos processus. Nous relions les articles appropriés et fournissons des tutoriels vidéo pour les outils les plus importants. Si vous gérez et entretenez un site web, vérifiez la possibilité d'un wiki interne - vos employés vous remercieront pour ce travail !
Manuel de gestion en ligne : idéal pour les sites multiples
L'immensité de l'Internet offre diverses possibilités, comme l'administration supervisée d'un manuel en ligne. Elle diffère peu de la variante intranet, mais elle s'adresse aux personnes et aux entreprises sans connaissances informatiques.
Manuel de l'entreprise ou non ?
Dans la plupart des cas, nous recommandons la création d'un manuel. Les avantages et les gains de temps justifient chaque minute de travail à long terme. Plus important encore, la direction donne à chaque employé les règles exactes.